שמירת מידע ובקשות פרטיות
השירות עדיין אינו פתוח לציבור.
מה נשמר במערכת, מהו ארכוב, ואיך מטפלים במידע שאינו נחוץ ובבקשות משתמשים.
מדיניות מוצר לפיילוט — טרם הושלמה בדיקה משפטית; מחיקת רשומות מקור אוטומטית אינה פעילה; עותקי ייצוא זמניים פוקעים בנפרד.
מידע פעיל וארכיון
חשבונות, פרטי קשר וגינות נשמרים כל עוד הם נחוצים לקשר ולשירות. הסרה מעסק מעבירה את הקשר והגינות לארכיון ושומרת היסטוריה; היא אינה מוחקת את חשבון המשתמש.
בקשות, הצעות, מועדים ועבודות שהסתיימו נכנסים לבדיקת צמצום לאחר 24 חודשים. הסכמות, אירועי אבטחה ותיעוד פעולות נשמרים לפי מדיניות הפיילוט למשך 24 חודשים לפחות, עם בחינת הצורך והחובות החלות.
יעדי צמצום מידע טכני
יעד המדיניות לרשומות אימות וחיבורים שפגו או בוטלו הוא עד 30 ימים לאחר הפקיעה; להזמנות שלא הושלמו עד 90 ימים לאחר פקיעה או ביטול.
המסך הניהולי הקיים סופר רשומות לבדיקה בלבד. אין משימת מחיקה אוטומטית לרשומות אלה, ולכן יעד המדיניות אינו הבטחה שמחיקה כבר בוצעה. פקיעת קוד או חיבור חוסמת שימוש גם אם הרשומה עדיין שמורה.
עותקי ייצוא ותיעוד סיום
במסלול מסירה מתועד אפשר להגביל קליטת עבודה חדשה ולשמור גישה לנתונים, לייצוא ולטיפול קיים. השלמת תיק מסירה מחייבת תיעוד ואישור קבלת ייצוא ואינה מוחקת מידע, משעה חשבון או קובעת לבדה מועד סיום חוזה. מועדי מסירה ועלויות נקבעים בהסכם החל ובדין.
מנהל עסק מורשה יכול לבקש עותק של נתוני העסק שבתחום הרשאתו. לצורך ההכנה והמסירה נוצר עותק זמני ומוגבל גישה; תוקף ההורדה 24 שעות מהכנתו. משימת ניקוי מסירה את העותק מהמערכת הפעילה לאחר פקיעתו, או לאחר חזרת השירות במקרה השבתה. נתוני המקור אינם נמחקים וגיבויים כפופים למחזור השמירה שלהם. נשמר תיעוד הבקשה, המבקש, מועד ההכנה, היקף, טביעת הקובץ, ניסיונות הורדה ואישור קבלה מפורש אם נמסר. בקשת סיום והתכתבות הטיפול נשמרות בנפרד ואינן סוגרות חשבון אוטומטית.
גיבויים
גיבויי מסד מתוכננים להישמר 14 ימים בשרת ועד 90 ימים בעותק המסונכרן. הסנכרון החיצוני הקיים תלוי במחשב המפעיל.
מחיקה מהמערכת הפעילה אינה מוחקת מיד כל גיבוי. אם בוצעה מחיקה מאושרת, יש לתעד אותה באופן מינימלי ולבדוק מחדש את תחולתה בעת שחזור כדי שלא להחזיר מידע שנועד להימחק.
בדיקה ומחיקה מבוקרת
צמצום המידע נבחן לפחות אחת לשנה, ובמיוחד בעת סיום קשר או שינוי השירות. צורך בשמירה עקב דין, אבטחה או מחלוקת ייבדק ויתועד.
לפני הפעלת מחיקה נבדקים היקף הרשומות, השיוך לעסקים, קשרים לנתונים אחרים, גיבוי ויכולת שחזור. אין אישור למחוק מידע רק מפני שהופיע בספירת המערכת.
איך מגישים בקשה
אפשר לשלוח בקשת עיון, תיקון או בחינת מחיקה לתמיכה. ציינו את החשבון, העסק וסוג הבקשה; אל תשלחו סיסמה או קוד אימות.
לאחר זיהוי מידתי נבדוק את הבקשה מול הגורם האחראי ונעדכן בתוצאה בהתאם לדין. זכויותיהם ומידעיהם של משתמשים אחרים יישמרו.